¿Cómo ser asistente virtual? guía para principiantes

Ser asistente virtual y trabajar remoto se ha hecho cada vez más popular en los últimos años y hoy día algunos los consideran el nuevo “sueño americano”.

Y es que, además de la flexibilidad de generar ingresos desde cualquier lugar del mundo, tienes la posibilidad de elegir esos proyectos que hagan perfecto ‘match‘ con tus preferencias.

Como asistente virtual puedes desempeñar una amplia gama de tareas administrativas y organizativas adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente. 

Desde el 2021 ofrezco servicios en esta área y he hecho de todo. Sinceramente no hay límites y puede que muchas cosas no las sepas y te toque aprenderlas en el camino.

Eso es precisamente lo que me gusta porque en esa versatilidad puedes desarrollar muchas habilidades que te abren puertas hacia otras posiciones que tal vez no imaginas.

Si estás pensando en ser asistente virtual pero no estás seguro(a) por dónde comenzar, esta guía te explicará exactamente cómo iniciar tu camino para convertirte en uno.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un profesional que desarrolla su trabajo a través de Internet, y desempeña funciones similares al de una secretaria pero en el mundo online. Es la mano derecha del cliente o la empresa para la que trabaja, lo que significa que su rol es ayudar en tareas distintas. 

Aunque el trabajo principal consiste en gestionar la parte administrativa y organizativa de una empresa, muchos negocios digitales buscan también en este puesto labores que tienen que ver con la difusión y mediación de contenido en redes sociales, hasta actividades de marketing y ventas.

¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?

Aunque las funciones de un asistente virtual no se limitan solo a las detalladas en la siguiente lista, estas son algunas de las principales tareas que llevan a cabo:

Gestión de correo electrónico

La gestión del correo electrónico es fundamental porque es uno de los canales de comunicación más importantes en los negocios y requiere administrarlo adecuadamente. De ello depende una respuesta oportuna a los clientes, proveedores y socios potenciales y existentes.

Esto lo convierte en una de las tareas más delegadas y solicitadas por quienes contratan a asistentes virtuales. Muchos emprendedores priorizan otras labores en su negocio, y ahí es donde nuestro trabajo es vital.

Dentro de esta área, las labores son manejar la bandeja de entrada de correo electrónico, organizar los emails por categorías, responder a los correos, eliminar el correo spam, archivar los emails no esenciales, entre otras. 

Investigación en línea

La investigación lleva tiempo y puede resultar abrumadora. Por eso, muchas personas optan por contratar asistentes virtuales que les ayuden a indagar sobre temas específicos, así como analizar, resumir artículos y hacer presentaciones con dicha informacion para creacion de boletines o videos para sus plataformas digitales.

Para ofrecer un buen servicio es necesario comprender las necesidades y peticiones del cliente, utilizar fuentes fiables de información, así como otros recursos digitales para encontrar datos relevantes.

Spreadsheets o Microsoft Excel

Como asistente virtual una de las tareas más comunes es la relacionada con spreadsheets o Microsoft Excel. Entre las funciones están crear y dar formato a hojas de cálculo desde cero o dar formato a las existentes según las necesidades del cliente. 

Esto incluye ajustar el ancho de columna, el alto de fila, el formato de número, aplicar estilos y colores, entre otros. También ingresar datos y crear fórmulas para realizar cálculos complejos; organizar y filtrar datos; realizar análisis y gráficos, así como automatizar tareas.

Proofreading

Este servicio consiste en leer cuidadosamente un texto (original o traducido), comprobar que es coherente, y por supuesto, que no tiene errores ortográficos ni gramaticales. El objetivo principal es garantizar que el texto sea perfecto antes de su publicación. 

La peculiaridad del proofreading es que no es solo una revisión gramatical del texto. Esta tarea la llevan a cabo traductores nativos en el idioma del texto, y quien debe asegurarse de revisar formato, gramática, sintaxis, cohesión y estilo, por lo que va mucho más allá de una revisión sencilla.

Programación de citas

Los asistentes virtuales se encarga de gestionar todas las citas previas de los clientes, y de automatizarlas con el calendario, el CRM o el sistema de gestión que disponga el negocio. 

Esta tarea implica revisar el calendario, proponer el día y la hora para reunirse, establecer el lugar o la plataforma de la llamada, agregar la reunión al calendario e invitar a todos los asistentes.

Soporte al cliente

Un asistente virtual puede dedicarse a esta área de diferentes maneras. Una de ellas es dando respuesta a los mensajes que llegan a través de redes sociales.

Otra es la recepción de llamadas y correos electrónicos de los clientes para resolver sus dudas o dar soporte, así como también dar respuesta a los mensajes que llegan a través de apps de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram, o a través del chatbot de la página web.

Gestión de redes sociales

En la gestión de las redes sociales la labor de un asistente virtual se relaciona con la publicación de contenidos en las plataformas en las que la empresa tenga perfiles.

Además, responder comentarios y consultas puntuales para que no queden desatendidas; ejecutar campañas de e-mailing para enviar posts a través de newsletter y monitorear estas plataformas para saber que se dice de la empresa o cliente en cuestión.

Otras tareas administrativas

El perfil de asistente virtual también es clave a la hora de realizar otras tareas administrativas como la gestión de la agenda, la preparación de documentos, la elaboración de informes, la transcripción de notas, la gestión contable de un negocio, y el control de los plazos de entrega de los proyectos.

¿Cuál es el perfil?

Puede variar dependiendo de las destrezas y experiencia específicas que tenga cada profesional. Sin embargo, algunas características comunes que pueden ser útiles para tener éxito como asistente virtual son:

• Habilidades informáticas para navegar por el mundo digital.
• Organización.
• Buena comunicación.
• Proactividad.
• Flexibilidad.
• Buena gestión del tiempo.
• Confidencialidad.

¿Cómo convertirte en un asistente virtual?

Algunos pasos que puedes seguir para convertirte en un asistente virtual son:

Evalúa cuáles son tus habilidades

Lo primero que debes hacer es identificar qué aptitudes tienes y enfocáte en aquello en lo que te sientas como pez en el agua. ¿Eres bueno con las ventas?, ¿Te va bien en la escritura?, ¿Puedes crear una base de datos con facilidad o gestionar redes sociales casi como un experto?.

Estos son solo algunos ejemplos, pero hay una infinidad de funciones que puedes evaluar si van acorde con tu perfil y tus intereses.

Investiga el mercado

Una vez que hayas explorado tus habilidades e identificado en qué área específica te gustaría ofrecer tus servicios, lo siguiente será conocer cuál es la demanda de asistentes virtuales en ese campo.

Por ejemplo, puedes explorar en plataformas de trabajo freelance cuáles son los servicios más vendidos. En algunos nichos que incluyen el sector administrativo, E-Commerce, marketing, diseño gráfico, contabilidad, entre otros, hay mucha demanda y poca competencia.

La clave está en identificar cuáles son esos de baja competencia para conseguir clientes lo más pronto posible.

Busca trabajo en plataformas para freelancers

Muestra lo que puedes ofrecer como asistente virtual, y para ello, mi consejo es que crees un perfil en Fiverr o UpWork, o cualquier otra plataforma de trabajo remoto que te interese para promocionar tus servicios y conseguir empleo.

Posteriormente, y a medida que vayas adquiriendo experiencia, puedes también crear perfiles profesionales en plataformas como LinkedIn y Twitter, o incluso crear tu propio sitio web.

Define cuánto quieres cobrar

Establece cuál será tu tarifa por hora o por proyecto, pero primero asegúrate de investigar qué precios manejan otros freelancers en tu área para que tengas una idea.

Si apenas estás comenzando y no tienes clientes, ni mucho menos experiencia, mi recomendación es que comiences con una tarifa de 5 dólares la hora.

Lúcete con tus clientes

Lograr conseguir ese primer cliente puede ser bastante desesperante y decepcionante según sea el caso. La verdad es que no sucede rápido ni mucho menos fácil. La clave, además de optimizar tu perfil en las plataformas que te mencioné, es tener paciencia y ¡muchaaa!

No voy a caerte a paja con esto. Por ejemplo, a mi me tomó tres meses alcanzar mi primer contrato en Fiverr, y aunque cada realidad es distinta, lo cierto es que toma su tiempo y trabajo.

Pero, una vez que concretas tu primer cliente, dalo todo. Establece relaciones profesionales y asegúrate de mantener una comunicación abierta y de ofrecer un excelente servicio para que tu cartera de clientes crezca poco a poco.

Mejora tus destrezas

Por último, y no menos importante, mi consejo es que adquirieras habilidades adicionales o actualices los conocimientos que ya tienes a través de tutoriales en YouTube, cursos en línea, o en tu comunidad.

Hay demasiados recursos gratis en internet para aprender lo que sea que se te antoje. Además, empápate en conocer las nuevas herramientas y tecnologías que se utilizan en tu nicho.

¿Dónde encontrar trabajo?

Cada vez son más las empresas que recurren a trabajadores a distancia, por lo que convertirse en asistente virtual es una forma ideal de trabajar remoto y ganar dinero. 

Acá te dejo una lista de algunas de las plataformas online más populares para ofrecer servicios como asistente virtual:

Fiverr

En este mercado en línea para servicios independientes puedes ofrecer tus servicios y establecer tu propia tarifa.

Puedes encontrar fácilmente trabajos a corto plazo que se ajusten a tus habilidades o contratos a largo plazo que te proporcionen ingresos continuos. 

Upwork

Esta plataforma ofrece una amplia variedad de tareas, desde entrada de datos y atención al cliente hasta diseño web y optimización SEO.

Además, te da acceso a profesionales con experiencia que pueden ayudarte a conseguir el trabajo de tus sueños. 

Freelancer

Para quienes estén interesados en aceptar proyectos de mayor envergadura u ofrecer servicios especializados, Freelancer es una opción excelente.

Además, ofrece herramientas como software de gestión de proyectos para que puedas hacer un seguimiento de todo en un solo lugar. 

Remote.co

Esta plataforma se dedica a ofrecer soluciones a empresas que buscan incorporar la modalidad de trabajo remoto en su modelo de negocio, y también a trabajadores remotos que buscan oportunidades de empleo en línea.

Este sitio ofrece una comunidad en línea donde los freelancers pueden conectarse con otros profesionales, compartir consejos y experiencias y encontrar apoyo y motivación. 

Indeed

Este sitio web de búsqueda de empleo permite a los usuarios buscar trabajos en función de palabras clave, ubicación, salario y otros criterios específicos.

También ofrece funciones como alertas de trabajo por correo electrónico y la capacidad de cargar currículums y solicitudes de empleo a tu perfil de usuario.

FlexJobs

En esta plataforma los trabajos disponibles son verificados manualmente por un equipo de especialistas en empleo, lo que garantiza que las vacantes sean legítimos y no estén vinculados con estafas o trabajos de baja calidad.

FlexJobs también ofrece un sistema de membresía que permite a los usuarios acceder a funciones y herramientas adicionales, como el acceso a un directorio de empresas que ofrecen trabajos remotos y flexibles, así como a ofertas exclusivas de trabajo.

Estas son solo algunas de las muchas opciones de plataformas donde puedes buscar trabajo como asistente virtual desde casa. Es importante investigar cada plataforma y leer las reseñas de otros usuarios para encontrar la mejor opción para ti.

¿Cuánto gana un asistente virtual?

La ubicación desempeña un papel importante en lo que puedes esperar ganar como asistente virtual. Por ejemplo, si vives en una zona con un coste de vida y una mano de obra más elevados, es posible que ganes más que alguien que trabaje en países con costes más bajos. 

Además, ciertos sectores pueden ofrecer salarios más altos que otros debido a las habilidades especializadas que se requieren para ciertos tipos de tareas.

La experiencia también desempeña un papel clave a la hora de fijar tu salario como asistente virtual. Si llevas varios años trabajando en este campo, tu experiencia te dará más ventaja a la hora de negociar tus tarifas con los clientes. 

El tipo de tareas también repercuten en tu potencial de ingresos. Por ejemplo, los que prestan servicios de apoyo administrativo, como introducción de datos o contabilidad, suelen ganar menos que los que se especializan en servicios de diseño web o desarrollo de software. 

Pero incluso dentro de estas categorías hay margen para la variación; algunos asistente virtuales pueden cobrar tarifas más altas en función de su nivel de experiencia y base de clientes. 

En general, el salario promedio de un asistente virtual puede oscilar entre $5 y $40 por hora, con un promedio de alrededor de $15 por hora.

¿Es necesario saber ingles para trabajar como asistente virtual?

Si bien no es estrictamente necesario saber inglés para trabajar como asistente virtual, hablar este idioma te abre más oportunidades laborales porque la demanda de asistentes virtuales en Estados Unidos y Europa es más alta y mucho mejor remunerada que en Latinoamérica.

Sin embargo, si tu enfoque principal es trabajar con clientes o empresas que hablan principalmente español y no requieren comunicación en inglés, puedes tener éxito pero las posibilidades de ampliar tus oportunidades y atraer más clientes serán más reducidas.

Sinceramente, mi recomendación es que le eches ganas en aprender el idioma. No tienes porque convertirte en un C1 ni nada por el estilo, pero al menos estudia las bases, mejora tu comprensión, y verás como será de gran beneficio para tu carrera.

Herramientas clave

Algunas de las plataformas más comunes que utilizan los asistentes virtuales en su día a día para ahorrar tiempo y ser más organizados son:

Comunicación

Plataformas como Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o Skype para mantenerte conectados con tus clientes. 

Gestión de proyectos

Asana, Trello, ClickUp, Basecamp y Monday.com permiten a los asistentes virtuales realizar un seguimiento de las tareas y gestionar los proyectos de manera eficiente. 

Productividad

Herramientas como Evernote y Todoist permiten registrar ideas, planificar tareas, establecer recordatorios y plazos tanto para ellos como para sus clientes. 

Gestión del tiempo

RescueTime, Forest y Focus@Will permiten hacer un seguimiento de cómo empleas tu tiempo y realizar los ajustes necesarios para priorizar las tareas en consecuencia. 

Email marketing

HubSpot y Mailchimp son unas de las plataformas  más usadas para email marketing porque ofrecen una amplia variedad de características, incluyendo una interfaz fácil de usar, plantillas de correo electrónico personalizables, informes de análisis y automatización de correos electrónicos.

Redes sociales

Algunas de las herramientas mas usadas para ayudar a tus clientes a gestionar y hacer crecer su presencia en línea son: Hootsuite, Buffer, Canva, AgoraPulse y Sprout Social.

Facturación y contabilidad

FreshBooks o Quickbooks y Xero automatizan los procesos de facturación para que las facturas puedan enviarse rápidamente sin tener que introducir los datos manualmente cada vez, lo que ahorra mucho tiempo y energía a largo plazo.

¿Qué te pareció esta guía?

Convertirse en un asistente virtual sin duda requiere dedicación, trabajo duro y mucha paciencia, pero no importa desde dónde empieces o la experiencia que tengas, lo importante es comenzar. 

Empieza poco a poco, y a medida que vayas adquiriendo habilidades, te sentirás más confiado en tus capacidades.

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